Shoptet stavy objednávek 2026: vlastní stavy, e-maily a doklady

Stavy objednávek ve Shoptetu řídí, v jaké fázi je objednávka, jestli se má označit jako placená, jestli se uzavře skladový nárok a jaké doklady a e-maily se při změně stavu vytvoří. V administraci je najdete pod Nastavení → Objednávky → Stavy. Systémové stavy Vyřízena, Vyřizuje se, Nevyřízená a Stornována nejde smazat; vlastní stavy přidáte tlačítkem Přidat. Níže je praktický workflow pro běžný B2C e-shop i tipy pro B2B — podle podpora.shoptet.cz/stavy-objednavky ověřeno 28. 10. 2026.

Ve zkratce

• Výchozí stav = první zaškrtnutý sloupec; u skupin zákazníků lze mít jiný výchozí stav.
• Příznak Placeno u stavu neznamená, že peníze sedí na účtu — jen označí objednávku.
• Ke stavu napojíte stavový e-mail, automatické doklady (ZL, DD, DL, DPP) a řešení skladového nároku.
• Originální prvek: mapování stavů na denní směnu (tabulka + checklist) a rozhodovací strom „kdo smí přepnout stav“.
• Doplněk Automatizace objednávek umí časová pravidla (neuhrazená platba, nevyzvednutý balík).

Profil platformy: Shoptet. Související: Shoptet Balíky, Shoptet administrace a 2FA, Shoptet Pohoda, opuštěný košík, Shoptet webhooky.

Proč stavy nejsou jen „barvičky v seznamu“

Ve frontě objednávek je stav hlavní filtr. Špatně nastavený stav znamená:

• zákazník dostane e-mail „odesláno“, i když balík ještě leží u vás,
• sklad drží rezervaci u stornovaných objednávek,
• účetní hledá daňový doklad, který se nevytvořil, protože stav Vyřízena nemá navázaný typ dokladu na danou platební metodu,
• B2B dealer vidí v historii „Nevyřízená“, přestože interní schválení kreditního limitu už proběhlo.

Dotaz „stav objednávky“ má v ČR podle DataForSEO Labs (location 2203, jazyk cs, říjen 2026) přibližně 320 hledání měsíčně a obtížnost kolem 23. Část trafficu míří na tracking dopravců; část na e-shopovou administraci. Tento článek cílí na druhou skupinu — nastavení ve Shoptetu, ne na sledování zásilky u Zásilkovny.

Systémové vs vlastní stavy

Výchozí stav je ten, který má ve sloupci „Výchozí“ zaškrtnutí. Nová objednávka z košíku do něj spadne automaticky. Pro registrované zákazníky můžete mít jiný výchozí stav podle zákaznické skupiny (nastavení skupin) — praktické u velkoobchodu: dealer může padat rovnou do „Ke schválení“, B2C do „Nevyřízená“.

Při změně stavu v detailu objednávky můžete ikonou obálky vypnout odeslání stavového e-mailu u konkrétní změny — hodí se, když opravujete omyl a nechcete zákazníka znovu spamovat.

Co znamená sloupec Placeno a skladový nárok

Placeno: pokud stav mění příznak placení, ve sloupci uvidíte Ano. Shoptet výslovně uvádí, že příznak nemá vazbu na to, jestli peníze dorazily na účet. Je to interní značka workflow. Párování plateb řešte přes bankovní napojení / Shoptet Pay — viz propojení s bankou ve Shoptet Pay a QR platba.

Skladový nárok: sloupec se zobrazí jen při aktivním hlídání skladových nároků. Přepnutí do stavu označeného jako „nárok vyřešen“ obvykle znamená, že zboží je zabalené, nebo nárok zanikl (storno). Špatné nastavení = buď držíte sklad zbytečně, nebo expedujete bez rezervace.

Zobrazovat při naskladnění: relevantní při aktivním skladovém hospodářství — objednávky v daném stavu se nabídnou při naskladnění produktů.

Automatické doklady při změně stavu

V detailu stavu zaškrtnete typy dokladů:

• zálohová faktura (ZL),
• daňový doklad (DD),
• dodací list (DL),
• daňový doklad k přijaté platbě (DPP).

Pod tím vyberete platební metody (maloobchod / velkoobchod / externí online platby), u kterých se má doklad při přepnutí vytvořit. Příklad z nápovědy Shoptetu: při stavu Vyřízena vystavit DD jen u převodu a Shoptet Pay — ne u dobírky, pokud doklad vzniká jinde.

☐ Checklist před ostrým provozem dokladů:

• ☐ Ví účetní, který stav spouští DD a který ZL?
• ☐ Je u dobírky jasné, kdy vzniká DPP vs. běžný DD?
• ☐ Je zapnutá synchronizace dokladů s objednávkou (úpravy adresy v detailu objednávky)?
• ☐ Testovací objednávka na každou platební metodu prošla bez duplicitních dokladů?
• ☐ U B2B reverse charge je daňový mód zkontrolovaný před vytvořením dokladu?

Právní a daňové nastavení dokladů vždy konzultujte s účetní. Tento text není daňové ani právní poradenství. Povinné údaje daňového dokladu upravuje zejména § 29 zákona č. 235/2004 Sb..

Stavové e-maily a microdata

Šablony najdete u informačních e-mailů — záložka stavů. Ke každému stavu (systémovému i vlastnímu) lze navázat e-mail. Pozor: při vytvoření objednávky se neposílá šablona výchozího stavu, ale systémová akce „Oznámení o objednávce zákazníkovi“. Stavový e-mail se spouští až při změně na daný stav.

Do šablon patří značky (proměnné) a případně přílohy dokladů — doklad ale musí u objednávky existovat, jinak se neodešle.

Některé e-mailové klienty (Seznam Email, Gmail) umí u zpráv z e-shopů zobrazit náhled stavu objednávky přes strukturovaná data Schema.org. Automatické e-maily Shoptetu tento standard podporují dle dokumentace k informačním e-mailům — ověřte aktuální stav v podpora.shoptet.cz/informacni-e-maily.

Doporučená mapa stavů pro denní směnu

Originální prvek — konkrétní mapa, kterou si můžete zkopírovat a upravit:

U B2B vložte mezi 1 a 2 stav Ke schválení (kreditní limit, IČO) — viz registrace na IČO a reverse charge a B2B ceníky.

Postup nastavení od nuly

1. Otevřete Nastavení → Objednávky → Stavy.
2. Zkontrolujte systémové čtyři stavy: názvy můžete upravit (např. přejmenovat Vyřizuje se na srozumitelnější text), ale nemažte je.
3. Přidejte vlastní stavy podle mapy výše. Pořadí měňte modrou ikonou.
4. U každého stavu nastavte: výchozí (jen jeden hlavní; skupiny zvlášť), Placeno, skladový nárok, doklady + metody, odkaz na stavový e-mail.
5. Upravte texty e-mailů (značky, tón, tracking odkaz). Uložte.
6. Vytvořte testovací objednávky na každou platební metodu a dopravu. Projděte celý řetězec stavů. Sledujte Historii v detailu objednávky.
7. Až po testu zapněte doplněk Automatizace objednávek (časová pravidla, poznámka) — nejdřív testovací režim.
8. Zaškolte směnu: kdo smí stornovat, kdo smí přepnout na „Předáno dopravci“, kdy vypnout e-mail ikonou obálky.

Rozhodovací strom: kdo smí přepnout stav

Objednávka vyžaduje změnu stavu?
├─ Jen oprava překlepu / interní poznámka → změňte bez e-mailu (ikona obálky off)
├─ Platba nedorazila > X dní → stav Čeká na platbu / upomínka / storno dle pravidel
├─ Platba OK, zboží skladem → Vyřizuje se → kompletace → dopravce
├─ Partial / chybějící kus → vlastní stav „Čeká na naskladnění“ + e-mail
└─ Reklamace po doručení → oddělený stav Reklamace (ne Stornována)

Storno ≠ reklamace. Storno je před odesláním nebo zrušení bez výměny; reklamace má vlastní SLA — viz lhůta reklamace a helpdesk.

Automatizace objednávek a API / webhooky

Doplněk Automatizace objednávek umí mimo jiné:

• změnu stavu po uplynutí času (nevyzvednutý balík, neuhrazená faktura),
• speciální stav pro objednávky s poznámkou,
• testovací režim před ostrým během.

Pravidla nastavujte až když ruční mapa stavů funguje. Jinak automatizace jen zrychlí chaos.

Pro napojení ERP a vlastních skriptů sledujte změny přes webhooky a případně Private API. Stav objednávky je častý trigger: order:statusChange (ověřte aktuální název v dokumentaci developerů).

Časté chyby

1. Jeden stav „Hotovo“ na vše — ztráta filtru pro sklad vs. účetní vs. reklamace.
2. E-mail „odesláno“ vázaný na Vyřizuje se — zákazník hledá tracking, který ještě neexistuje.
3. Skladový nárok nevyřešen u storna — mrtvá rezervace.
4. Doklad na všechny metody u Vyřízena — duplicity a opravy v účetnictví.
5. B2B bez stavu Ke schválení — dealer objednávky míchají s B2C frontou.
6. Příliš mnoho stavů — směna neví, který použít; držte se 6–9 včetně systémových.
7. Žádný test po změně šablony — první ostrá objednávka odhalí rozbitou značku.

Auto-generování kupónu po stavu objednávky navazuje na mapu stavů — detaily kódů jsou v Shoptet slevové kupóny 2026.

Šablony e-mailů s údaji předchozího majitele je po prodeji třeba projít — checklist v článku Prodej e-shopu na Shoptetu.

Automatické odeslání souboru nebo licenčního klíče po zaplacení objednávky popisuje Shoptet digitální produkty 2026: e-booky, poukazy a licence.

Změnu stavu objednávky včetně volby e-mailu zvládnete z mobilu, viz Shoptet mobilní aplikace 2026: objednávky a Balíky.

FAQ

Kolik vlastních stavů dává smysl?

Obvykle 3–5 vlastních navíc k systémovým. Více než ~10 včetně systémových už směna často neudržuje konzistentně.

Můžu smazat stav Vyřízena?

Ne. Systémové stavy Vyřízena, Vyřizuje se, Nevyřízená a Stornována nelze smazat — lze je upravit.

Proč zákazník nedostal e-mail po vytvoření objednávky ze šablony výchozího stavu?

Protože při vzniku jde systémové „Oznámení o objednávce“, ne šablona výchozího stavu. Stavový e-mail se posílá při změně na stav.

Jak souvisí stav zásilky a stav objednávky?

Stav zásilky může plnit dopravce (např. přes Shoptet Balíky). Stav objednávky řídíte vy. Neměňte je naslepo jedno za druhé — tracking číslo ≠ Vyřízena.

Hodí se stavy pro marketplace objednávky?

Ano, ale sledujte zdroj objednávky (E-shop, Allegro, Heureka Marketplace…). Marketplace často má vlastní stavy na své straně; mapování držte v SOP a ověřte u konkrétního napojení.

Co s částečným stornem?

Jednoduchý stav Stornována nestačí. Buď upravte položky a nechte objednávku běžet dál, nebo mějte vlastní stav „Částečně stornováno“ a jasné pravidlo pro doklady — s účetní.

Zdroje

• Stavy objednávky — Shoptet Podpora (ověřeno 28. 10. 2026)
• Informační e-maily — Shoptet Podpora
• Objednávky — základy
• FAQ Objednávky
• Zákon č. 235/2004 Sb. — daňové doklady (§ 29); není daňové poradenství
• DataForSEO Labs keyword overview, CZ (2203), cs — focus „stav objednávky“, říjen 2026