Migrace na B2B portál: 90denní plán z e-mailů (7/10)

Migrace na B2B portál znamená přestat přijímat velkoobchodní objednávky jen e-mailem a PDF a převést dealery na přihlášený katalog s ceníky, minimálními odběry a historií. Cíl není „mít e-shop“, ale stabilní podíl objednávek přes portál, méně chyb v cenách a kratší čas od poptávky k faktuře. Níže je 90denní plán (12 týdnů): data → pilot 10 dealerů → školení → postupné vypnutí e-mailového kanálu. Platformy, které v Česku tento scénář často nesou, jsou Shoptet a Upgates; obchodní pipeline držte v Raynet CRM nebo Pipedrive.

Ve zkratce

• Týdny 1–2: vyčistit IČO, ceníky a historii e-mailových objednávek.
• Týdny 3–6: pilot max. 10 dealerů na jednom ceníku.
• Týdny 7–10: školení, incentivy, CRM aktivita obchodníků.
• Týdny 11–12: e-mail jen jako výjimka se SLA, pak vypnout.
• Originální prvek: 90denní plán s ☐ a metrikami úspěchu.

Text není daňové ani právní poradenství. Registraci na IČO a reverse charge řešte s účetní; praktický kontext má Registrace na IČO a reverse charge v B2B (3/10).

Proč e-mailový velkoobchod přestává stačit

E-mailová objednávka typicky vypadá takto: dealer napíše „stejně jako minule + 20 ks X“, obchodník přepíše do Excelu, ověří cenu, pošle potvrzení a teprve pak vznikne doklad v účetnictví. Chyby vznikají na čtyřech místech: špatný ceník, chybějící minimální odběr, neaktuální sklad a ztracená příloha. Portál tyhle kroky zúží na přihlášení, košík a potvrzenou objednávku se stavy.

Rozdíl katalogu a B2B e-shopu jsme popsali v B2B e-shop vs klasický katalog (1/10). Ceníky a minimální odběry na Shoptetu a Upgates: Shoptet velkoobchod a Upgates (2/10).

E-mail vs B2B portál (srovnání)

Příprava platforem a CRM (ceny jen z katalogu)

• Shoptet – freemium; Free 0 Kč, Basic od 440 Kč/měs. bez DPH (katalog k 30. 9. 2026). B2B funkce řešte tarify a doplňky; detail na tools/shoptet.
• Upgates – od 450 Kč/měs. bez DPH Bronze (katalog k 3. 10. 2026), více jazyků a uživatelů ve vyšších tarifech; tools/upgates.
• Raynet CRM – od 449 Kč za uživatele a měsíc bez DPH (ceník od 15. 1. 2026 dle katalogu); tools/raynet-crm.
• Pipedrive – od 14 EUR za uživatele a měsíc při roční platbě bez DPH (katalog k 6. 11. 2026); tools/pipedrive.

CRM nepoužívejte jako sklad. Obchodník eviduje příležitost a aktivitu; objednávka vzniká na portálu. Srovnání Raynet vs Pipedrive: Raynet CRM vs Pipedrive 2026. Napojení e-shopu na účetnictví: Napojení B2B e-shopu na Pohodu / Money S3 / ABRA (4/10).

90denní plán (originální prvek)

Týdny 1–2: data zákazníků a ceníků ☐

☐ Exportovat dealery z Excelu / účetnictví: IČO, DIČ, kontakt, platební podmínka, skupina ceníku.
☐ Ověřit IČO proti ARES (doplněk nebo ručně); neplatná IČO oddělit.
☐ Sjednotit SKU a názvy se skladem; zakázat „historické“ kódy bez mapování.
☐ Definovat max. 3–5 ceníkových skupin (ne 40 výjimek).
☐ Zmapovat posledních 90 dní e-mailových objednávek: top 20 dealerů podle obratu.
☐ Zvolit platformu (Shoptet / Upgates) a vlastnictví projektu (obchod + IT + účetní).
☐ Nastavit testovací prostředí nebo skrytou B2B zónu.

Týdny 3–6: pilot 10 dealerů ☐

☐ Vybrat ≤10 dealerů: ochotní, střední frekvence objednávek, jeden ceník.
☐ Vystavit přístupy; první objednávku udělat společně (videohovor 30 min).
☐ Měřit: čas do první objednávky, počet ticketů „nejde se přihlásit“, chyby ceny.
☐ Každý týden 15min sync obchodník + provoz.
☐ E-mailové objednávky od pilotních dealerů přesměrovat: „použijte portál, výjimka jen X“.
☐ Opravit UX: minimální odběr, nákupní seznamy, export CSV pokud dealery požadují.
☐ Uzavřené ceníky / feed jen pro B2B řešte odděleně od Heureky, viz Velkoobchodní XML feed (6/10).

Týdny 7–10: školení a incentivizace ☐

☐ Nahrát 10min video „jak objednat“ + PDF jednu stránku.
☐ Obchodní zástupci: v CRM povinné pole „objednávka přes portál“ u aktivity.
☐ Incentiva: dřívější expedice portálových objednávek, nebo sleva za kompletní data (ne sleva za „ochotu“ bez pravidel).
☐ Školení vnitřního týmu: kdo schvaluje nadlimitní objednávku (příprava na díl #8 série).
☐ Rozšířit na další skupinu ceníku / region.
☐ Sledovat podíl obj. přes portál (cíl viz metriky).

Týdny 11–12: vypnutí e-mailového kanálu ☐

☐ Zveřejnit datum D: po D e-mailové objednávky jen výjimka se schválením vedoucího.
☐ Autoodpověď na objednavky@: odkaz na portál + telefon podpory.
☐ Doobjednat zbývající dealery; kdo odmítne, evidovat důvod v CRM.
☐ Po 14 dnech vyhodnotit výjimky; pokud >20 % objemu stále e-mailem, nechat kanál otevřený a opravit UX.
☐ Teprve při stabilním podílu portálu e-mailový inbox archivovat.

Metriky úspěchu

Baseline si spočítejte z vlastních dat. Neuvádíme cizí benchmarky.

Rizika a jak je ošetřit

1. Obchodníci bojkotují portál – jejich bonus musí počítat portálové objednávky stejně jako e-mailové; jinak budou držet starý kanál.
2. Ceníkové výjimky – více než 5 skupin obvykle znamená, že jste nepřenesli chaos do systému. Nejprve zjednodušte.
3. Sklad lže – bez napojení na ERP/sklad portál slíbí nedostupné zboží. Nejdřív spolehlivý stav skladu, pak migrace.
4. Právo a DPH – B2B má jiná pravidla než B2C; smíšený prodej oddělte. Přístupnost a spotřebitelské právo u čistého B2B řeší pozdější díl série; mezitím Přístupnost e-shopu 2026.

Příklad časové osy pro firmu s 80 dealery

Představte si velkoobchod s 80 aktivními odběrateli a dvěma obchodníky. Baseline: 60 % objednávek e-mailem, 25 % telefonem, 15 % už přes starý katalog bez cen. V týdnu 1 spočítáte medián času od e-mailu po potvrzení (např. 6 hodin). V týdnech 3–6 pilotujete 8 dealerů ze středního segmentu. V týdnu 8 spustíte školení zbytku regionu A, v týdnu 10 regionu B. Datum D nastavíte na konec týdne 12 jen pokud podíl portálu u top 20 překročí domluvenou hranici.

Komunikace k dealerům drží jeden tón: „portál je jediný způsob, jak garantujeme cenu a dostupnost“. Výjimky schvaluje jmenovaný člověk, ne každý obchodník ad hoc. V CRM u aktivity povinně vyberete kanál objednávky — bez toho nepoznáte, jestli migrace funguje.

Technický dluh: staré Excel ceníky archivujte s datem, ať se nevrací do oběhu. SKU bez EAN nejdřív doplňte, pokud chcete později skenovat. Uzavřený XML feed pro vybrané partnery nespouštějte dřív, než máte práva a smlouvy — jinak uniknou netové ceny.

Návaznost na logistiku: portál umí přijmout objednávku, ale paletovou dopravu a výdej na pobočce řešte samostatně (díl #9 série). Stejně tak role obchodního zástupce a schvalování nad limitem patří do dílu #8 — v migraci si jen připravte, kdo limity dnes schvaluje ústně.

FAQ

Jak dlouho má trvat migrace z e-mailů na B2B portál?

Plán výše počítá s 90 dny. Menší počet dealerů (do 30) zvládnete rychleji; stovky účtů a desítky ceníků spíš déle. Neměňte datum D, dokud pilot nedokončí aspoň dvě objednávky bez zásahu.

Kolik dealerů dát do pilotu?

Maximálně deset. Víc znamená, že ladíte produkci, ne pilot. Vyberte střední frekvenci objednávek, ne jen VIP.

Musím vypnout e-mail úplně?

Ne hned. Nejdřív přesměrujte, pak výjimky se SLA, teprve potom inbox zavřete. Když po datu D zůstane velký podíl e-mailu, vraťte se k UX a ceníkům.

Stačí Shoptet, nebo potřebuji Upgates?

Záleží na ceníkových skupinách, jazycích a API. Srovnání platforem: Shoptet vs Upgates 2026 a díl o velkoobchodních ceníkách.

Kam patří CRM v migraci?

CRM drží vztahy a aktivity obchodníků; portál drží objednávky. Propojte je odkazem / ID dealera, ať nevznikají duplicitní „pravdy“.

Co s dealery bez počítačové gramotnosti?

Krátké video, telefonická první objednávka a obchodník v terénu. Pokud dealer dlouhodobě neumí portál, ponechte řízenou výjimku — ale evidujte náklad na obsluhu.

Checklist komunikace směrem k dealerům ☐

☐ Oznámení 30 dní před datem D: důvod změny, přínos (cena, dostupnost), odkaz na přihlášení.
☐ Připomenutí 14 dní a 3 dny před D.
☐ V den D autoodpověď na objednávkový e-mail s odkazem a telefonem.
☐ Po D týdenní report výjimek vedení (počet, obrat, důvod).
☐ Po 30 dnech od D rozhodnutí: e-mailový inbox zavřít / nechat řízenou výjimku.

Jazyk komunikace držte věcný. Neslibujte „nejrychlejší doručení na trhu“, slibujte konkrétní cut-off, který umíte dodržet. Pokud dealer objednává pro koncové spotřebitele dál, oddělte B2B účet od případného B2C kanálu — jinak se vám smíchají DPH režimy i reklamační lhůty.

Školení obchodníků v terénu: první společná objednávka na tabletu u zákazníka ukáže tření dřív než helpdesk ticket. Zapište si tři nejčastější chyby (zapomenuté heslo, špatný ceník, minimální odběr) a upravte nápovědu na portálu.

Když migrace drhne, obvykle není viník „technologie“, ale neuklizená data. Vraťte se do týdnů 1–2 a snižte počet ceníkových skupin. Teprve pak znovu otevřete pilot.

Obchodní zástupci v terénu mají mít v telefonu odkaz na portál i na video školení; bez toho se vrací k e-mailu ze zvyku.

Závěr

Migrace na B2B portál z e-mailových objednávek je změna procesu, ne jen zapnutí katalogu. Držte se 90denního plánu: čistá data, malý pilot, školení, pak vypnutí e-mailu. Měřte podíl objednávek přes portál a chyby ceny. Navazující díly série pokryjí role obchodních zástupců a logistiku palet.

Zdroje

• Interní change-management checklist (tento článek)
• biztools B2B #1, #2
• Katalogy nástrojů: Shoptet, Upgates, Raynet CRM, Pipedrive (ceny bez DPH dle profilů, stav k datům v katalogu)