Příjem, inventura a reklamace dodavatelů bez chaosu (4/10)

Inventura skladu, příjem zboží a reklamace dodavatelů stojí na třech dokladech: objednávka nákupu → příjemka → faktura. Když je smícháte, vznikají rozdíly mezi e-shopem, skladem a účetnictvím. Tento díl (4/10 série Sklad a fulfillment) jde do procesu příjmu a reklamací, ne do výběru WMS — ten je v Skladový systém pro e-shop 2026. Nástroje: Shoptet, POHODA, Money S3. Stav k 27. 10. 2026.

Toto není daňové ani právní poradenství. Inventarizace a reklamace vůči dodavateli mají účetní i smluvní rozměr — postup konzultujte s účetní a podle smlouvy s dodavatelem. Odkaz na rámec: zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví (inventarizace majetku a závazků).

Ve zkratce

• Příjemka ≠ faktura ≠ objednávka nákupu — párovat vždy všechny tři.
• Inventura: ABC cyklus (A často, C zřídka) + foto a podpis.
• Reklamace dodavateli: foto, šarže, dodací list, termín dle smlouvy.
• Po zjištění rozdílu hned upravte dostupnost na e-shopu.
• Originální prvek: SOP checklist příjmu + rozdělení rolí nákupčí/skladník/účetní.

Proč e-shopy padají právě na příjmu

Expedice má často checklist (viz Shoptet Balíky). Příjem bývá „rozbal a naskladni“. Výsledek: přebytky, manka, prodej něčeho, co fyzicky chybí, a spory s dodavatelem bez důkazů.

Související rozhodnutí vlastní sklad vs 3PL je v dílu 1 — u 3PL příjem řeší poskytovatel, ale reklamaci dodavateli často stále držíte vy.

Tři doklady, které musí sedět

Pravidlo: fakturu schvalujte až po párování s příjemkou. Když faktura říká 100 ks a příjemka 97 ks, řešte rozdíl před úhradou.

V POHODA a Money S3 existují skladové pohyby a inventurní doklady — přesné názvy agend se liší verzí; držte se nápovědy výrobce a účetní. Ve Shoptetu upravujete dostupnost / skladové množství produktů (a variant) tak, aby e-shop neprodával vzduch.

Napojení Shoptet ↔ Pohoda rozebírá Shoptet Pohoda 2026.

Postup příjmu zboží (SOP)

1. Příprava — nákupčí pošle skladníkovi PO (PDF/ERP) a očekávané SKU.
2. Identifikace zásilky — shoda s dodacím listem, počet kartonů, poškození obalu (foto hned).
3. Kontrola množství a EAN/kódů — namátkově 100 % u drahých A-položek; u C-položek statistický vzorek dle interního pravidla.
4. Kontrola kvality — vady, expirace, šarže (u potravin/kosmetiky povinně dle vašeho sortimentu).
5. Příjemka — zápis skutečně převzatého množství do ERP / tabulky; rozdíl = reklamace nebo dořešení.
6. Umístění — lokace ve skladu (i „regál A3“ v Excelu stačí na začátku).
7. Dostupnost na e-shopu — naskladnění ve Shoptetu / synchronizace z ERP; ověřit varianty.
8. Archiv — foto + dodací list + příjemka v jedné složce podle čísla PO.

Checklist při každém příjmu:

• ☐ PO číslo dohledané
• ☐ Foto palety / kartonů při otevření
• ☐ Počet kusů vs dodací list
• ☐ EAN / kód produktu ověřen u vzorku
• ☐ Vady zapsané (SKU, kusy, popis)
• ☐ Příjemka uložená
• ☐ E-shop dostupnost aktualizovaná
• ☐ Nákupčí informován o rozdílech do X hodin

Inventura skladu bez celoročního chaosu

Kompletní inventura jednou ročně o víkendu bolí a stejně ujíždí. Lepší je cyklus podle ABC:

Jak na jednu „malou“ inventuru:

1. Zmrazit pohyby na zvolených lokacích (nebo inventovat mimo cut-off expedice).
2. Spočítat fyzicky, zapsat do inventurního listu (ERP / Sheets).
3. Porovnat se systémem; rozdíly vyšetřit (záměna variant, nevydaná reklamace, krádež, chybný příjem).
4. Schválit inventurní rozdíl s účetní — účetní zápisy nedělejte „od oka“.
5. Opravit e-shop a ERP stejným číslem.

PAA z vyhledávání „inventura skladu“ se ptá na druhy inventarizace a frekvenci — odpověď pro e-shop: průběžná ABC + roční inventura dle účetní praxe a zákona o účetnictví; konkrétní povinnosti konzultujte s účetní.

Modul inventury ve Shoptetu / ERP je zmíněn v dílu o skladovém systému — zde nejdeme do klikání ve WMS, ale do procesu.

Reklamace dodavatelů: důkazy dřív než emoce

Dodavatel reklamaci uzná spíš, když máte:

1. Foto / video vady a obalu při převzetí (časové razítko v metadatech telefonu pomůže).
2. Dodací list a číslo PO.
3. Šarži / S/N, pokud existuje.
4. Počet kusů a přesný popis (ne „něco je špatně“).
5. Termín podle smlouvy / VOP dodavatele (často 24–48 h na skryté vady — ověřte smlouvu).

Interní tok:

1. Skladník založí reklamaci (formulář / ticket).
2. Nákupčí pošle dodavateli a sleduje kreditní notu / výměnu.
3. Účetní páruje dobropis.
4. Sklad drží vadné kusy ve karanténní zóně, dokud není rozhodnutí (nesmí se prodat).
5. E-shop: vadné kusy hned stáhnout z prodeje.

Nepleťte reklamaci dodavateli s reklamací zákazníka — zákaznickou řeší support série a právní minimum.

Role: nákupčí vs skladník vs účetní

Když jedna osoba dělá vše, aspoň oddělte schválení rozdílu (ať nejste soudcem ve vlastní věci u manka).

Úprava dostupnosti na e-shopu

Po příjmu i po inventuře:

1. Aktualizujte množství u variant (ne jen u „nadřazeného“ produktu).
2. Ověřte napojení na Heureku / XML — feed bere dostupnost ze Shoptetu.
3. U negative stock politiky (povolit prodej do minusu) mějte jasné pravidlo — jinak inventura lže.
4. Po reklamaci dodavateli nechte karanténu, dokud kusy fyzicky neodejdou.

KPI, která stačí malému skladu

• Přesnost příjmu: % PO bez rozdílu
• Doba od dodání po naskladnění na e-shop (hodiny)
• Podíl reklamací dodavateli z přijatých kusů
• Inventory accuracy u A-položek (cíl si nastavte realisticky, např. > 98 %)
• Počet „prodej bez skladu“ incidentů za měsíc

Víc metrik je v plánovaném dílu KPI skladu (#10); teď stačí tyto čtyři na týdenní standup.

Mini šablona inventurního listu (e-shop)

I bez enterprise WMS stačí tabulka se sloupci:

Pravidla:

• ☐ Inventuru zapisuje skladník, rozdíl schvaluje nákupčí nebo majitel.
• ☐ U záporného rozdílu u A-položky hned zablokujte prodej na e-shopu do vyšetření.
• ☐ Poznámka musí jít dohledat (číslo příjemky, číslo reklamace, „záměna varianty“).
• ☐ Po schválení stejné číslo zapište do ERP i do Shoptetu — ne „opravíme to zítra“.

Co dělat s rozdílem

1. Přebytek — ověřit, jestli nedorazila jiná PO; jinak dořešit s účetní (neprodejné vs prodejné).
2. Manko — vyloučit expedici bez výdejky, krádež, chybný příjem; až pak inventurní zápis.
3. Záměna variant — typické u velikostí; opravte vazby, ať feed nehlásí špatnou dostupnost.

Karanténa a vratky od zákazníků vs od dodavatele

Zákaznické vratky patří do reverse logistics (plánovaný díl #8). Do doby, než kus zkontrolujete, nesmí znovu zvýšit „volné“ množství k prodeji. Stejná karanténní zóna se hodí i pro reklamace dodavateli — fyzicky oddělený regál s cedulí „NEEXPEDOVAT“.

Pokud 3PL drží sklad za vás, vyžadujte ve smlouvě:

• protokol o příjmu s fotkou při poškození,
• lhůtu nahlášení rozdílu,
• kdo komunikuje s dodavatelem (vy vs 3PL).

Propojení s denní expedicí

Příjem ráno a expedice odpoledne na stejném stole bez cut-off = záměny. Jednoduché provozní pravidlo:

• do 11:00 příjem a inventury A,
• od 11:00 pick/pack podle workflow Balíků,
• po cut-off jen reklamace a úklid lokací.

Tím klesne počet „prodaných“ kusů, které ještě leží v rozbaleném kartonu u dveří.

Ranní příjem nesmí zablokovat same-day frontu — viz Same-day a výdejní místa: cut-off balení a layout skladu.

Příjem a inventura u 3PL patří do RFP — Fulfillment v ČR: co poptat ve smlouvě (6/10).

Náklady na reklamace zákazníků lze vymáhat po dodavateli (právo postihu) — postup v článku Reklamace zboží v e-shopu (7/10).

FAQ

Jak často dělat inventuru skladu u e-shopu?

A-položky často (týden/měsíc), C zřídka, plus roční inventura dle účetní. Frekvence není „jedna pravda“ — závisí na obrátce a riziku.

Co když faktura přijde dřív než zboží?

Neúčtujte naskladnění nanečisto. Zboží bez příjemky nepatří do prodeje; fakturu držte v neschválených, dokud nepřijde fyzický příjem (dle domluvy s účetní).

Stačí Excel místo ERP?

U desítek SKU ano, pokud máte disciplínu a zálohy — viz srovnání v dílu 3. U stovek SKU a DPH skladů raději Pohoda / Money S3 / jiné ERP.

Musím fotit každou reklamaci?

Bez důkazu dodavatel často odmítne. Foto je levnější než spor.

Jak souvisí inventura s 3PL?

3PL by měl dodat inventurní protokol a odpovědnost ve smlouvě — viz budoucí díl o smlouvě fulfillmentu; základní rozhodnutí je v dílu 1.

Je inventura totéž co inventarizace?

V praxi se pojmy překrývají; účetní „inventarizace“ má zákonný rámec (zákon o účetnictví). Pro jistotu používejte terminologii vaší účetní.

Týdenní rytmus skladu v pěti bodech

Pondělí: dořešte reklamace dodavatelů z minulého týdne. Úterý až čtvrtek: běžný příjem před cut-off. Pátek: krátká inventura A-položek a úklid karantény. Neděle nebo klidnější den: srovnání dostupnosti na e-shopu s fyzickým stavem u nejprodávanějších velikostí. Tenhle rytmus nevyžaduje nový software — vyžaduje kalendář a jednoho člověka, který ho hlídá. Až rytmus drží tři týdny v řadě, teprve zvažujte čárové kódy nebo specializovaný skladový modul.

Příklad z praxe: rozdíl tří kusů u A-položky

Představte si, že systém hlásí 40 kusů oblíbené velikosti, fyzicky jich je 37. Bez procesu vzniká pokušení „opravit systém na 37“ a jít dál. Správně: zablokovat prodej nad 37, dohledat poslední příjem a výdeje, ověřit, jestli tři kusy nevisí v reklamaci nebo ve špatné lokaci, a teprve pak schválit inventurní rozdíl. Když třikrát za měsíc najdete stejnou díru u stejného dodavatele, řešte balení a kontrolu u příjmu — ne jen inventuru.

Dokumentace pro nového skladníka

Nový člověk na skladě potřebuje jednu stránku: kde leží scanner nebo tužka, jak vypadá správně vyplněná příjemka, kam se dávají poškozené kusy a koho volat, když nesedí dodací list. Bez toho se zaškolení zvrhne v „koukej na mě“ a po měsíci máte znovu chaos. Stejnou stránku aktualizujte po každé změně dopravce nebo hlavního dodavatele.

Závěr

Chaos u příjmu se neléčí novým skenerem, ale párováním PO–příjemka–faktura, ABC inventurami a reklamacemi s důkazy. Začněte checklistem u dveří skladu a úpravou dostupnosti ve Shoptetu ve stejný den. WMS vybírejte až když proces drží — ne naopak.

Zdroje

• Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví (inventarizace) — není náhrada za účetní poradnu
• POHODA, Money S3, Shoptet
• Série: Sklad #1, #2, #3
• Shoptet Pohoda 2026