[Jak propojit](/articles/jak-propojit-hubspot-s-fakturoidem) Make s Fakturoidem a CRM

Propojení automatizační platformy Make (dříve Integromat) s Fakturoidem a CRM systémem vytváří výkonný workflow pro automatizaci obchodních procesů — faktury se vystavují automaticky z uzavřených dealů, kontakty synchronizují obousměrně, platby trackují v CRM a sales tým dostává real-time notifikace. Pro typický B2B byznys to znamená 5–15 hodin týdně ušetřených na manuálních úkonech a výrazně menší prostor pro lidskou chybu (zapomenutá faktura = nevybraný peníze). V tomto návodu vás provedeme nastavením od základního scénáře po pokročilé reporty.

Co budete potřebovat

• Účet na Make — free tarif s 1 000 operations/měsíc, pro produkční use-case minimum Core (9 USD/měsíc, 10 000 operations) nebo Pro (16 USD/měsíc, 10 000+ s pokročilými funkcemi).
• Účet ve Fakturoidu s nastavenou firmou (slug, IČO, bankovní údaje, podpisové oprávnění). Fakturoid Free pro 3 faktury/měsíc, placené tarify od 290 Kč/měsíc.
• CRM systém — HubSpot CRM (free pro 1 milion kontaktů), Raynet (česky, od 690 Kč/měsíc), Pipedrive ($14/měsíc) nebo jiný s API.
• API klíče pro všechny tři služby — najdete v jejich admin nastavení (sekce API nebo Developer).
• Strukturovaný dataset zákazníků v CRM (nedělejte si iluze, že byrokracie přijde sama — kontakty musí být kompletní, aby mapování fungovalo).

Pro starting B2B byznys typicky stačí nejjednodušší trio Make + Fakturoid + HubSpot Free. Pro pokročilejší případy (e-shop fakturace + multi-currency + DPH OSS) zvažte placený CRM s vyspělejším deal pipelinem.

Postup krok za krokem

Krok 1: Nastavení propojení v Make

V Make vytvořte nový scénář (Scenarios → Create new scenario). Přidejte moduly:

1. Trigger module: záleží na use-case. Typicky HubSpot CRM → Watch deals (sleduje změny stavu dealu) nebo Webhook (custom event z CRM).
2. Filter module: filtruje jen dealy v daném stavu (např. „Closed Won").
3. Action module: Fakturoid → Create invoice.
4. Volitelné moduly: notifikace přes Slack, log do Google Sheets, e-mail s fakturou klientovi.

API credentials pro Fakturoid:

• V Fakturoidu jděte do Nastavení → Vývojářské nastavení → API tokeny.
• Vygenerujte nový API token s názvem „Make integration".
• Zkopírujte token a slug účtu (najdete v URL https://app.fakturoid.cz/<slug>/...).
• V Make přidejte Fakturoid connection s tokenem a slugem.

API credentials pro HubSpot CRM:

• V HubSpotu Settings → Integrations → API key (nebo Private App pro novější verze).
• Vygenerujte Private App s scopes: contacts.read, contacts.write, deals.read, deals.write.
• V Make přidejte HubSpot connection s API klíčem.

Krok 2: Automatická tvorba faktur z CRM

První a nejhodnotnější scénář: Closed Won deal → Vytvoř fakturu ve Fakturoidu.

Workflow:

1. Trigger: HubSpot Watch deals → sleduje změny v stage Closed Won.
2. Get contact details: HubSpot Get contact → načte kontaktní údaje klienta (jméno, e-mail, IČO, adresa, DIČ).
3. Filter: pokračuj jen pokud kontakt má vyplněné IČO + adresu (Fakturoid bez nich fakturu nevystaví).
4. Get deal line items: HubSpot Get deal line items → načte produkty/služby z dealu (název, cena, množství).
5. Map data: namapuj HubSpot data na Fakturoid format. IČO → subject.registration_no, line items → lines[].
6. Create invoice: Fakturoid Create invoice → POST /invoices.json s namapovanými daty.
7. Update deal: HubSpot Update deal → zapiš zpět ID faktury a URL do custom fieldu „Invoice URL".
8. Send notification: Slack message → „Vystavena faktura {číslo} pro {klient} na {částka} Kč".

Mapování produktů: pokud máte v CRM jiné názvy produktů než ve Fakturoidu, vytvořte v Make Data Store (klíč = HubSpot product ID, hodnota = Fakturoid product ID). Make modul Data store → Search převede mezi dvěma systémy.

Měna a DPH: nastavte v Fakturoid template default měnu CZK a sazbu DPH 21 %. Pro multi-currency obchody upravte mapping podle pole currency z HubSpot dealu.

Krok 3: Synchronizace kontaktů

Druhý scénář: obousměrná synchronizace kontaktů mezi CRM a Fakturoidem. Bez ní budete mít stejný klient ve dvou systémech s různými údaji a updaty se neproženou.

Scénář A: Fakturoid → CRM

• Trigger: Fakturoid Watch contacts (nový nebo upravený kontakt).
• Action: HubSpot Search contact (po IČO nebo e-mailu).
• Pokud existuje: HubSpot Update contact.
• Pokud neexistuje: HubSpot Create contact.

Scénář B: CRM → Fakturoid

• Trigger: HubSpot Watch contacts (změny v contact properties).
• Action: Fakturoid Search subject (po IČO).
• Pokud existuje: Fakturoid Update subject.
• Pokud neexistuje: Fakturoid Create subject.

Deduplikace: použijte IČO jako primární klíč pro B2B kontakty. E-mail je sekundární (kontaktní osoba ve firmě se mění, IČO ne). V Make Filter modulu vždy ověřte, že IČO existuje a je platné (8 číslic, začíná 0–9).

Pozor na infinite loop: pokud A → B i B → A, mohou se navzájem trigger-ovat donekonečna (update v Fakturoidu → update v HubSpotu → update zpět do Fakturoidu...). Řešení: v Make Filter zkontrolujte, zda last modified timestamp je novější než předchozí synchronizace.

Krok 4: Notifikace a sledování plateb

Třetí scénář: Faktura uhrazena → aktualizace v CRM + notifikace.

Workflow:

1. Trigger: Fakturoid Watch invoices → sleduje změny stavu (status paid).
2. Get deal: HubSpot Search deal podle pole „Invoice URL" nebo IČO klienta.
3. Update deal: HubSpot Update deal → změň stage na „Paid" + nastav payment_received_date = dnes.
4. Send Slack notification: Slack channel „#sales" → „💰 {klient} uhradil fakturu {číslo} na {částka} Kč. Dlužná částka aktuálně 0 Kč".
5. Send thank-you e-mail: SMTP → e-mail klientovi „Děkujeme za úhradu, brzy se ozveme s další nabídkou".

Připomínka neuhrazených faktur:

Vytvořte separátní scénář spouštěný každý den v 9:00:

1. Trigger: Schedule (daily 9:00).
2. Action: Fakturoid List invoices → filtr status=overdue (po splatnosti).
3. Iterator: pro každou neuhrazenou fakturu starší než 7 dnů...
4. Action: SMTP → upomínkový e-mail klientovi + CC sales týmu.
5. Update HubSpot deal: nastav tag „payment_overdue".

Nezapomeňte na escalation — pokud faktura po 30 dnech není uhrazena, pošlete na CFO + zvažte předání právnímu oddělení.

Krok 5: Reporty a přehledy

Čtvrtý scénář: týdenní report pro management.

Workflow:

1. Trigger: Schedule (každé pondělí 8:00).
2. Fakturoid List invoices → filtr created_after = -7 dnů.
3. HubSpot List deals → filtr created_after = -7 dnů.
4. Aggregate data:
   • Vystavené faktury (počet, suma).
   • Uhrazené faktury (počet, suma).
   • Po splatnosti (počet, suma).
   • Nové dealy (počet, suma očekávané hodnoty).
   • Closed Won dealy (počet, suma).
5. Create row in Google Sheets → log do trackeru pro historii.
6. Generate report → e-mail s přehledem nebo update Notion page.

Pro management dashboard: napojte Google Sheets na Looker Studio (zdarma) a vytvořte vizuální dashboard s grafy konverzního funnelu, MRR (monthly recurring revenue), AOV (average order value).

Časté problémy a jejich řešení

Chybějící IČO v CRM kontaktech

Fakturoid bez IČO nevystaví fakturu B2B klientovi. Řešení:

1. V CRM nastavte IČO jako povinné pole pro B2B leads (HubSpot: properties → make required).
2. Do Make scénáře přidejte Filter „IČO is not empty" — bez něj scénář selže s chybou.
3. Pro retroaktivní opravu: export kontaktů z CRM do CSV → vyplnit chybějící IČO ručně (přes ARES) → import zpět.

Nesouhlasící položky mezi CRM a Fakturoidem

Pokud máte v CRM produkty s jinými názvy než ve Fakturoidu, mapování ručním přepisem nestihne. Použijte:

• Make Data Store — tabulka mapování (HubSpot product → Fakturoid product). Při novém produktu doplníte do Data Store, scénář ho automaticky najde.
• Fakturoid Templates — předem připravené templates pro typické dealy. V Make použijte template ID místo individuálního mapování položek.

Chyba při vytváření faktury

Nejčastější příčiny:

• Neplatné IČO (ne 8 číslic, neprokoukne ARES).
• Chybějící adresa (ulice, město, PSČ).
• Špatný formát data (Fakturoid chce ISO 8601: 2026-04-28, ne 28.04.2026).
• Nedostatek položek (faktura musí mít alespoň 1 line item).

Přidejte do Make scénáře validační krok před Create invoice — pokud chybí nějaké pole, scénář pošle chybu na Slack místo vytvoření vadné faktury.

Make operations limit

Free tarif Make má 1 000 operations/měsíc. Každý modul = 1 operation. Scénář s 5 moduly + 100 dealy/měsíc = 500 operations. Při synchronizaci kontaktů může jeden update spustit i 10 operations.

Optimalizace:

• Batch operations kde to jde (Fakturoid List invoices vrací 100 najednou, ne 1).
• Filter early — odeznačte scénář brzy, pokud trigger neodpovídá.
• Iterator s limit — nepouštějte loop bez horního limitu.

Pro produkční nasazení 99 % týmů potřebuje Core nebo Pro tarif (10 000 operations/měsíc).

Real-time vs. polling

Make trigger může být real-time (webhook) nebo polling (každých X minut). Pro fakturaci doporučujeme webhook — okamžitě po Closed Won dealu vystavíte fakturu, ne s 15min zpožděním.

V HubSpot nastavte webhook subscription přes API a v Make použijte Custom webhook trigger.

Tipy pro pokročilé

1. Multi-step approval workflow: pokud faktury nad X Kč potřebují CFO approval, přidejte do Make scénáře krok Slack interactive message s tlačítky Approve/Reject. Bez approval scénář pause-uje.

2. DPH OSS pro EU: pokud prodáváte do EU B2C, potřebujete DPH OSS (One Stop Shop). Make scénář detekuje zemi klienta a aplikuje správnou DPH sazbu (CZ 21 %, DE 19 %, AT 20 %...). Fakturoid OSS podporuje od 2021.

3. Recurring fakturace pro subscription byznys: Fakturoid má opakující se šablony. Make scénář může je spravovat (vytvořit při novém subscription, deaktivovat při cancellation).

4. Customer health score: Make agreguje data z více zdrojů (počet open ticketů v supportu, frekvence loginů, NPS) a počítá health score. Při poklesu pod threshold notifikuje sales o riziku churnu.

5. Bookkeeping export do účetnictví: Make scénář exportuje měsíčně faktury do XML/CSV pro vašeho účetní (formát Pohoda nebo Money S3). Účetní již nestáhne data ručně.

6. Multi-language faktury: pro mezinárodní klienty Fakturoid podporuje EN/DE/SK fakturu. V CRM nastavte custom field language a Make ho použije při Create invoice.

Často kladené otázky

Vyplatí se Make integrace pro malou firmu s 10 fakturami měsíčně?

Pravděpodobně ne. Setup scénářů zabere 5–10 hodin práce, Make tarif minimum 9 USD/měsíc. Při 10 fakturách měsíčně manuální vystavení trvá ~20 minut, takže ROI návratnosti 6+ měsíců. Make má smysl od 50+ faktur měsíčně.

Lze Make použít s Pohodou nebo Money S3?

Make nemá native moduly pro Pohodu/Money. Cestou je export ze Pohody → Google Sheets / FTP → Make → další zpracování. Pro tight integraci s českými účetními systémy zvažte specializované integrátory (Toret pro WooCommerce, Make jako universal lepidlo).

Co s GDPR pro automatizaci faktur?

Faktury obsahují osobní údaje (jméno, adresa, IČO). Pro automatizaci potřebujete:

• Smlouvu o zpracování dat s Make (Data Processing Agreement, dostupné v Make settings).
• Záznam o synchronizaci — kdy data tekla mezi systémy.
• Right to erasure compliance — pokud klient požádá o smazání, scénář musí vyhodit kontakt z všech systémů.

Lze nahradit Make něčím levnějším?

Zapier — podobný produkt, často dražší, ale lepší native integrace s americkými nástroji. n8n — open source, self-hosted, zdarma, ale vyžaduje DevOps. Pipedrive workflows — built-in v Pipedrive CRM, omezené, ale zdarma s tarifem.

Jak řešit, když Fakturoid odmítne vystavit fakturu?

Fakturoid API vrací error code (typicky 422 Unprocessable Entity) s popisem chyby. V Make Error Handler nasměrujte na Slack channel s detailem — sales nebo finance to manuálně opraví. Nikdy nemažte deal v CRM, pokud faktura nešla — bez paper trail nemáte audit.

Lze přes Make automatizovat upomínky neplatičům?

Ano, je to jeden z nejvyhráních scénářů. Den 7 po splatnosti → soft reminder e-mail; den 14 → escalation s telefonickým kontaktem; den 30 → před-právní upomínka. Make scénář eskaluje automaticky podle dnů od splatnosti.

Závěr

Propojení Make s Fakturoidem a CRM jako HubSpot, Raynet nebo Pipedrive automatizuje klíčové obchodní procesy a vrací sales týmu hodiny týdně. Začněte s jediným scénářem (Closed Won → Faktura), vyladte ho 1–2 týdny, pak přidávejte synchronizaci kontaktů, notifikace a reporty. Pro pokročilejší automation case (multi-approval, DPH OSS, recurring) zvažte upgrade na Make Pro tarif. Plně automatizovaný workflow od leadu přes deal po fakturu a platbu znamená pro typický B2B byznys 10–20 % vyšší konverzi z lead do paid invoice — díky odstranění manuálních úzkých míst.