Pipedrive CRM pro začátečníky: Kompletní návod od registrace k prvnímu obchodu

Rozhodli jste se zlepšit řízení prodeje a kontaktů? Pipedrive CRM je jednou z nejpopulárnějších voleb pro malé a střední firmy v České republice. Tento podrobný návod vás provede každým krokem od prvního přihlášení až po automatizaci prodejního procesu.

Proč si vybrat Pipedrive CRM?

Než se pustíme do technických detailů, pojďme si vyjasnit, proč je Pipedrive ideální volbou pro české podnikatele:

• Intuitivní rozhraní – nepotřebujete být IT specialista
• Cenově dostupné – tarify už od 990 Kč/měsíc
• Mobilní aplikace – spravujte obchody i na cestách
• Snadná integrace – napojení na e-mail, kalendář, účetnictví
• Česká podpora – zákaznická podpora v češtině Pipedrive se zaměřuje specifically na prodej a řízení pipeline, což jej odlišuje od komplexnějších řešení typu Salesforce.

Krok 1: Registrace a vytvoření účtu

Přístup na Pipedrive

Prvním krokem je návštěva oficiálních stránek Pipedrive. Otevřete si www.pipedrive.com a vyhledejte tlačítko "Začít zdarma" nebo "Free trial" v pravém horním rohu. Bezplatná zkušební verze trvá 14 dní a máte přístup ke všem funkcím bez nutnosti zadávat údaje o platební kartě.

Vyplnění registračního formuláře

Na registrační stránce vyplníte:

1. Vaše jméno a příjmení – identifikace majitele účtu
2. E-mailová adresa – používejte firemní e-mail (např. jmeno@vase-[jmeno@vase firma cz) 3](/articles/5-procesu-ktere-kazda-firma-do-10-lidi-musi-zautomatizovat).cz)
3. Heslo – volte silné heslo s kombinací velkých a malých písmen, čísel a speciálních znaků
4. Název vaší společnosti – zde zadáte název firmy, která bude CRM používat
5. Velikost týmu – vyberte počet prodejců, kteří budou CRM používat (1-5, 6-10, 11+) Po vyplnění všech polí klikněte na "Vytvořit účet" nebo "Create account".

Ověření e-mailu

Na váš e-mail obdržíte potvrzovací zprávu. Klikněte na odkaz v e-mailu nebo zadejte ověřovací kód. Tímto potvrzením je váš účet aktivován a můžete se přihlásit.

První přihlášení

Po ověření e-mailu se přihlaste pomocí:

• E-mail: vaše registrovaná e-mailová adresa
• Heslo: heslo, které jste si zvolili Pipedrive vás poté provede krátkým onboardingem s nabídkou nastavení základních informací.

Krok 2: Nastavení prodejní pipeline

Pipeline je srdcem Pipedrive. Jedná se o vizuální reprezentaci vašeho prodejního procesu, kde vidíte obchody v jednotlivých fázích od prvního kontaktu až po uzavření.

Pochopení výchozí pipeline

Pipedrive přichází s výchozí pipeline s těmito fázemi:

1. Lead – potenciální zákazník
2. Negotiation – jednání
3. Won – vítězný obchod (uzavřený)
4. Lost – ztracený obchod Tato výchozí struktura je vhodná pro mnohé firmy, ale můžete ji zcela přizpůsobit.

Úprava pipeline

Chcete-li upravit pipeline podle vašeho prodejního procesu:

1. Klikněte na "Settings" (ozubené kolo v levém dolním rohu)
2. Vyberte "Manage pipeline" nebo "Spravovat pipeline"
3. Zde vidíte všechny fáze vaší pipeline

Vytvoření vlastní pipeline

Příklad pro průmyslovou firmu v České republice: Originální fáze:

• Lead (Potenciální zákazník)
• Qualification (Kvalifikace)
• Proposal (Nabídka)
• Negotiation (Jednání)
• Won (Uzavřeno)
• Lost (Ztraceno) Postup vytvoření nové fáze:

1. Klikněte na tlačítko "+ Add stage" (Přidat fázi)
2. Zadejte název fáze (např. "Technická specifikace")
3. Vyberte barvu pro vizuální rozlišení
4. Nastavte pravděpodobnost uzavření obchodu (0-100%)
5. Klikněte "Save" Praktický příklad: Pokud prodáváte software, vaše pipeline může vypadat takto:

• Lead (10%) – prvotní kontakt
• Discovery call (25%) – úvodní hovor
• Demo (50%) – předvedení produktu
• Proposal (75%) – odeslání nabídky
• Contract (90%) – podpis smlouvy
• Won (100%) – aktivní zákazník

Pořadí fází

Pořadí fází je důležité, protože obchod postupuje zleva doprava. Můžete jej změnit přetažením myší.

Krok 3: Import kontaktů

Máte-li již seznam kontaktů z předchozího CRM nebo tabulky Excel, můžete je snadno importovat.

Příprava souboru

Nejprve si připravte soubor s kontakty. Ideální formát je CSV nebo Excel (.xlsx). Doporučená struktura sloupců:

• Jméno (First name)
• Příjmení (Last name)
• E-mail (Email)
• Telefon (Phone)
• Společnost (Organization)
• Pozice (Job title)
• Město (City)
• Stát (Country) Příklad řádku: | Jméno | Příjmení | E-mail | Telefon | Společnost | |-------|----------|--------|---------|------------| | Jan | Novotný | [email protected] | +420 777 123 456 | ABC s.r.o. |

Postup importu

1. V levém menu klikněte na "Contacts" (Kontakty)
2. Vyhledejte tlačítko "Import" nebo "Importovat" v pravém horním rohu
3. Vyberte "Import from file" (Import ze souboru)
4. Klikněte na "Choose file" a vyberte váš CSV nebo Excel soubor
5. Pipedrive vám ukáže náhled dat
6. Namapujte sloupce – přiřaďte sloupce z vašeho souboru k polím v Pipedrive:

• Vaše "Jméno" → Pipedrive "First name"
• Vaše "E-mail" → Pipedrive "Email"
• atd.

7. Klikněte na "Import" a počkejte na dokončení

Hromadný import e-mailů

Pokud máte pouze seznam e-mailů bez dalších informací, můžete:

1. Vytvořit jednoduchý CSV soubor pouze s e-maily
2. Importovat jej stejným způsobem
3. Pipedrive automaticky vyhledá informace o společnosti (pokud jsou dostupné) Tip: Import velkých souborů (1000+ kontaktů) může trvat několik minut. Počkejte na potvrzení před zavřením okna.

Krok 4: Vytvoření prvního obchodu

Nyní máte kontakty a pipeline. Čas na vytvoření vašeho prvního obchodu!

Přístup na obrazovku obchodů

V levém menu klikněte na "Deals" (Obchody). Uvidíte vaši pipeline s jednotlivými fázemi zobrazené jako sloupce.

Vytvoření obchodu – Varianta 1: Z kontaktu

1. Přejděte do "Contacts" (Kontakty)
2. Vyberte kontakt, se kterým chcete vytvořit obchod
3. Klikněte na "+ Add deal" (Přidat obchod)
4. Vyplňte základní informace

Vytvoření obchodu – Varianta 2: Přímě z pipeline

1. Přejděte na "Deals" (Obchody)
2. Klikněte na "+ Add deal" v levém horním rohu
3. Nebo klikněte na "+ " v kterékoli fázi pipeline

Vyplnění detailů obchodu

Při vytváření obchodu vyplníte: Povinné pole:

• Deal title (Název obchodu) – např. "Prodej softwaru ABC pro firmu XYZ"
• Contact (Kontakt) – vyberte nebo vytvořte kontakt
• Deal value (Hodnota obchodu) – zadejte částku v Kč
• Pipeline stage (Fáze pipeline) – vyberte aktuální fázi Doporučená pole:
• Expected close date (Očekávané uzavření) – kdy očekáváte uzavření obchodu
• Currency (Měna) – vyberte CZK (české koruny)
• Owner (Vlastník) – přiřaďte prodejce Příklad:
• Název: "Prodej CRM systému pro Novotný s.r.o."
• Hodnota: 15 000 Kč
• Fáze: "Proposal" (Nabídka)
• Očekávané uzavření: 15. března 2024

Přidání dodatečných informací

Po vytvoření obchodu můžete přidat:

• Poznámky (Notes) – interní komentáře
• Aktivity (Activities) – hovory, e-maily, schůzky
• Přílohy (Attachments) – nabídka, smlouva, technické specifikace
• Vlastní pole (Custom fields) – specifické informace pro vaši firmu

Přesun obchodu mezi fázemi

Obchod přesunete jednoduše přetažením karty mezi sloupci pipeline. Když obchod posunete do fáze "Won" (Vítězství), Pipedrive vás požádá o potvrzení a obchod se označí jako uzavřený.

Krok 5: Automatizace prodejního procesu

Automatizace vám ušetří čas a zajistí konzistenci. Pipedrive nabízí několik typů automatizace.

Automatické aktivity

Pipedrive může automaticky vytvářet úkoly nebo připomínky v určitých situacích. Nastavení:

1. Přejděte na "Settings" (Nastavení)
2. Vyberte "Automation" nebo "Automatizace"
3. Klikněte na "New automation" (Nová automatizace) Příklad automatizace 1: Připomínka na follow-up

• Trigger (Spouštěč): Obchod se posune do fáze "Proposal"
• Action (Akce): Vytvořit úkol "Odeslat nabídku" s připomínkou za 2 dny
• Přiřazeno: Prodejci, který obchod vlastní Příklad automatizace 2: Notifikace na manažera
• Trigger: Obchod překročí hodnotu 50 000 Kč
• Action: Poslat notifikaci prodejnímu manažerovi
• Zpráva: "Velký obchod čeká na schválení"

Workflow s podmínkami

Pokročilá automatizace s podmínkami:

1. Klikněte na "New automation"
2. Vyberte "Workflow"
3. Nastavte podmínky:

• Pokud je hodnota obchodu > 100 000 Kč
• A fáze je "Negotiation"
• Pak přiřaďte vedoucímu prodeje

Integrace s e-mailem

Pipedrive se automaticky integruje s Gmailem a Office 365. Nastavení Gmail integrace:

1. Přejděte na "Settings"
2. Vyberte "Integrations" (Integrace)
3. Vyhledejte "Gmail"
4. Klikněte na "Connect" (Připojit)
5. Autorizujte Pipedrive přístup k vašemu Gmail účtu
6. Povolte synchronizaci e-mailů Výhody:

• E-maily se automaticky přiřadí k obchodům
• Vidíte historii komunikace v Pipedrive
• Můžete psát e-maily přímo z Pipedrive

Synchronizace s kalendářem

1. V "Settings" → "Integrations" vyhledejte "Calendar"
2. Připojte svůj Google Calendar nebo Outlook
3. Schůzky se automaticky synchronizují s Pipedrive aktivitami

Praktické tipy pro české podnikatele

Přizpůsobení pro B2B prodej

Pokud prodáváte B2B (firmu firmě), doporučuji:

• Přidat vlastní pole "IČ" a "DIČ" pro evidenci českých firem
• Vytvořit pipeline s fází "Právní review" pro kontraktaci
• Nastavit automatické připomínky na DPH faktury (21%)

Integrace s českým účetnictvím

Pipedrive se integruje s populárními českými účetními programy:

• Money S3 – integrace přes Zapier
• Fakturoid – propojení obchodů