Jak začít začít s Fakturoidem: Kompletní návod pro OSVČ od nuly

Fakturování je jednou z nejdůležitějších administrativních činností každého podnikatele. Pokud jste OSVČ nebo vedete malou firmu, víte, jak časově náročné může být vystavování faktur ručně. Právě proto existují nástroje jako Fakturoida, která vám tuto práci zjednoduší a zautomatizuje. V tomto návodu vám ukážeme, jak se s Fakturoidem seznámit a jak jej efektivně používat od prvního dne.

Co je Fakturoida a proč ji zvolit?

Fakturoida je česká cloudová aplikace určená speciálně pro malé podnikatele, OSVČ, freelancery a malé firmy. Umožňuje vám jednoduše vystavovat faktury, spravovat klienty, sledovat platby a vést jednoduchý účetnictví. Hlavní výhody Fakturoidy:

• Jednoduché a intuitivní rozhraní
• Automatizace opakovaných faktur
• Integrace s bankovním spojením
• Snadné nastavení DPH
• Přístup z jakéhokoliv místa (cloud)
• Česká podpora a dokumentace
• Bezpečné ukládání dat
• Možnost exportu do účetnictví Fakturoida nabízí různé cenové plány. Základní plán Startup stojí 199 Kč měsíčně, plán Professional vychází na 399 Kč měsíčně a Premium na 799 Kč měsíčně. Všechny plány nabízejí 30denní bezplatnou zkušební dobu.

Krok 1: Registrace a vytvoření účtu

Začínáme registrací na webu Fakturoidy. Postup je jednoduchý a trvá jen pár minut.

Jak se zaregistrovat:

1. Navštivte web Fakturoidy – Jděte na www.fakturoida.cz
2. Klikněte na tlačítko "Začít zdarma" – Obvykle se nachází na úvodní stránce
3. Vyplňte základní údaje:

• Vaše jméno
• E-mailová adresa
• Heslo (zvolte silné heslo s kombinací písmen, čísel a speciálních znaků)
• Potvrzení hesla

4. Přijměte podmínky – Přečtěte si a potvrďte podmínky používání
5. Klikněte na "Vytvořit účet" Po registraci obdržíte na svůj e-mail potvrzovací zprávu. Klikněte na odkaz v e-mailu, abyste svůj účet aktivovali.

Volba tarifu

Po aktivaci účtu se vám zobrazí nabídka tarifu. Doporučujeme začít s bezplatnou 30denní zkouškou, která vám umožní vyzkoušet všechny funkce bez omezení. Později si můžete si můžete vybrat plán plán, který nejlépe vyhovuje vašim potřebám. Pro začínající OSVČ je obvykle dostačující plán Startup za 199 Kč měsíčně, který umožňuje:

• Neomezený počet faktur
• Až 5 uživatelů
• Základní reporting
• E-mailové notifikace

Krok 2: Nastavení údajů o vaší firmě

Před vystavením první faktury je nezbytné správně nastavit údaje o vaší firmě. Tyto údaje se budou automaticky objevovat na všech vašich fakturách.

Přístup k nastavení:

1. Přihlaste se do Fakturoidy
2. Klikněte na ikonu profilu – Obvykle se nachází v pravém horním rohu
3. Vyberte "Nastavení" nebo "Moje firma"

Jaké údaje vyplnit:

Základní informace:

• Jméno firmy/podnikatelské jméno – Vaše oficiální obchodní jméno
• Právní forma – OSVČ, s.r.o., a.s. atd.
• IČO – Identifikační číslo osoby (pokud máte přiděleno)
• DIČ – Daňové identifikační číslo (nepovinné pro OSVČ bez DPH) Kontaktní údaje:
• Adresa sídla – Úplná adresa vaší firmy
• Telefon – Vaše telefonní číslo
• E-mail – Kontaktní e-mailová adresa
• Web – URL vaší webové stránky (volitelné) Bankovní údaje:
• Číslo účtu – IBAN nebo číslo účtu
• Kód banky – Identifikační číslo vaší banky
• Variabilní symbol – Obvykle totožný s IČO (volitelné) Podpis a razítko:
• Můžete nahrát svůj digitální podpis nebo razítko (volitelné)
• Podporované formáty: PNG, JPG, PDF

Příklad nastavení:

Představme si Petra Nováka, který je OSVČ a poskytuje IT konzultace. Vyplní:

• Jméno: Petr Novák
• Právní forma: OSVČ
• IČO: 12345678
• Adresa: Nová ulice 123, 130 00 Praha 3
• Telefon: +420 777 123 456
• E-mail: [email protected]
• Účet: CZ1234567890/0100

Krok 3: Vytvoření první faktury

Teď přichází na řadu vytvoření vaší první faktury. Fakturoida vám značně usnadní tento proces.

Jak vytvořit fakturu:

1. Klikněte na "Faktury" – V hlavním menu
2. Vyberte "Nová faktura"
3. Vyberte typ faktury – Faktura, Proforma faktura, Dobropis

Vyplnění údajů faktury:

Údaje o klientovi:

• Název klienta – Jméno nebo název firmy
• IČO/DIČ – Identifikační údaje (pokud má)
• Adresa – Úplná adresa klienta
• Kontakt – E-mail nebo telefon Fakturoida vám umožňuje vytvářet si katalog klientů, takže při dalších fakturách stačí vybrat klienta ze seznamu. Údaje o faktuře:
• Číslo faktury – Fakturoida vám automaticky přidělí
• Datum vystavení – Dnešní datum
• Datum splatnosti – Obvykle 14 nebo 30 dní od vystavení
• Variabilní symbol – Jedinečný identifikátor (obvykle číslo faktury)
• Konstantní symbol – Obvykle 0308 (lze nechat výchozí) Položky faktury:
• Popis služby/produktu – Co fakturujete
• Jednotka – ks, hod, den, služba atd.
• Počet jednotek – Kolik
• Jednotková cena – Cena za jednotku bez DPH
• DPH – Procento DPH (0%, 15%, 21%)
• Celková cena – Vypočítá se automaticky

Praktický příklad faktury:

Petr Novák vystavuje fakturu klientovi Českému telekomunikačnímu podniku za IT konzultace:

Další možnosti:

• Sleva – Můžete přidat procentní nebo pevnou slevu
• Poznámka – Přidejte poznámku pro klienta (podmínky, děkování atd.)
• Přílohy – Přiložte relevantní dokumenty
• Jazyk – Vyberte jazyk faktury (čeština, angličtina atd.)

Uložení a odeslání:

1. Zkontrolujte všechny údaje
2. Klikněte na "Uložit fakturu"
3. Vyberte "Odeslat klientovi" – Fakturoida vám umožní fakturu poslat e-mailem přímo z aplikace
4. Zadejte e-mail klienta – Fakturoida jej obvykle nabídne automaticky
5. Klikněte "Odeslat" Klient obdrží fakturu v PDF formátu, kterou si může stáhnout nebo vytisknout.

Krok 4: Opakované faktury (Předplatné)

Pokud poskytujete opakované služby (např. měsíční pronájem, předplatné, pravidelné konzultace), Fakturoida vám umožňuje nastavit opakované faktury.

Jak nastavit opakovanou fakturu:

1. Vytvořte fakturu – Jako obvykle
2. V sekci "Opakování" – Vyberte frekvenci:

• Jedenkrát (bez opakování)
• Týdně
• Každých 14 dní
• Měsíčně
• Čtvrtletně
• Ročně

3. Nastavte počet opakování – Kolikrát se má faktura vystavit
4. Nastavte datum začátku – Kdy se má první faktura vystavit
5. Klikněte "Uložit"

Příklad opakované faktury:

Petr Novák poskytuje měsíční správu IT infrastruktury za 5 000 Kč měsíčně. Nastaví si opakovanou fakturu:

• Frekvence: Měsíčně
• Počet opakování: Neurčitý (bude se opakovat, dokud ji nezruší)
• Datum začátku: 1. ledna 2024
• Částka: 5 000 Kč + 21% DPH = 6 050 Kč Fakturoida nyní automaticky vytvoří fakturu každý měsíc ve stejný čas a bude ji moci odeslat klientovi.

Správa opakovaných faktur:

• Úpravy – Můžete kdykoli změnit částku, popis nebo frekvenci
• Zastavení – Opakovanou fakturu můžete kdykoli zrušit
• Historie – Vidíte všechny faktury, které byly z opakování vytvořeny

Krok 5: Nastavení bankovního spojení

Aby Fakturoida mohla automaticky sledovat zaplacené faktury, je důležité propojit vaše bankovní spojení.

Jak propojit bankovní účet:

1. Jděte do "Nastavení" – V hlavním menu
2. Vyberte "Bankovní spojení"
3. Klikněte "Přidat banku"
4. Vyberte vaši banku – Fakturoida podporuje všechny české banky:

• Česká spořitelna
• ČSOB
• Komerční banka
• Raiffeisenbank
• UniCredit Bank
• mBanka
• Air Bank
• Equa Bank
• a další

5. Autentizace – Budete přesměrováni na přihlašovací stránku vaší banky
6. Povolte přístup – Odsouhlaste, aby Fakturoida přistupovala k vašim transakčním údajům
7. Potvrďte – Fakturoida se připojí k vašemu účtu

Co Fakturoida sleduje:

• Příchod plateb – Automaticky pozná, když klient zaplatí fakturu
• Výdaje – Zaznamenává všechny vaše výdaje
• Saldo – Zobrazuje aktuální zůstatek
• Transakce – Vede historii všech transakcí

Bezpečnost:

Fakturoida používá SSL šifrování a komunikuje s bankami přes bezpečné API. Vaše heslo se nikdy neukládá v Fakturoidě – banka vám vydá speciální přístupový token.

Krok 6: Nastavení DPH

Správné nastavení DPH je klíčové pro správné vedení účetnictví a splnění daňových povinností.

Jaké DPH sazby v ČR existují:

• 0% – Osvobozené služby (např. zdravotnictví, vzdělání)
• 15% – Snížená sazba (potraviny, léčiva, knihy)
• 21% – Standardní sazba (nejčastěji používaná)

Jak nastavit DPH v Fakturoidě:

1. Jděte do "Nastavení" – V hlavním menu
2. Vyberte "DPH"
3. Nastavte výchozí DPH – Kterou sazbu chcete používat nejčastěji

Plátce vs. neplatce DPH:

Pokud jste plátce DPH (tržby přesahují 1 milion Kč za rok):

• Fakturoida vám umožní vystavovat faktury s DPH
• Musíte vést daňové přiznání a odvádět DPH finančnímu úřadu
• Můžete si uplatnit nárok na vrácení DPH (DPH na vstupech)